Cómo gestionar las reservas de manera eficiente

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Cómo gestionar las reservas de manera eficiente

2 marzo 2018|Gestión del almacén|

Todos sabemos que mantener en la empresa cierta cantidad de mercancía en stock implica costes. Las reservas representan una inmovilización de dinero, requieren grandes inversiones de capital y tienen un efecto directo en la entrega a los clientes.

¿Para qué se acumulan reservas?

Los motivos son varios. Las reservas son esenciales para cubrir las faltas originadas por la incongruencia temporal entre la demanda y la oferta. Para suplir a esta necesidad, en los años 80 se creó el método Just in time, una filosofía productiva oriental desarrollada por Toyota. El Just in time se inserta en un modo más amplio de organizar la producción sin ningún derroche, persiguiendo una mejora continua con el objetivo de crear almacenes sin reservas y efectuar compras sólo en el momento en que hay demanda. Naturalmente, en muchas empresas, o en casi todas, resulta un enfoque hipotético y poco realizable. Sin embargo, debemos reconocer que reducir al mínimo la cantidad y el valor de la mercancía almacenada permite grandes ahorros de capital.

Si el objetivo es reducir al mínimo indispensable las reservas, las compras deberán ser mucho más frecuentes, con pocas posibilidades de descuentos por cantidad y altos costes en términos de tiempo para la preparación y el envío de los pedidos por parte de las oficinas de compras.

Por una parte tenemos el coste de posesión, referido al stock de mercancía en stock, y por otro tenemos el coste de abastecimiento, ligado a la ejecución de un alto número de pedidos.

El inventory management, o gestión de inventario, tiene el objetivo de conseguir un compromiso entre estos dos costes y al mismo tiempo respetar las elecciones y los objetivos generales de las empresas, así como las estrategias de cada departamento. Mientras que la actividad financiera prefiere mantener niveles bajos de reservas para ahorrar en inversión de capital, el marketing prefiere altos niveles de reservas para poder efectuar y aumentar los descuentos.

Modelos para gestionar las reservas: variables a considerar

Existen muchos modelos para la gestión de las reservas. No hay un único modelo válido para todas las empresas.

Cuando se decide qué camino emprender y qué sistema adoptar, se deben considerar las siguientes variables:

  • Objetivos de la empresa y tipo de negocios
  • Tipos de reservas: materias primas, semielaborados y productos acabados
  • Índice de rotación de la mercancía: indica el número de veces que la mercancía “rota” o se “renueva” dentro del almacén en un determinado período de tiempo
  • Lead time de abastecimiento, es decir, el tiempo que transcurre entre la admisión del pedido y la recepción de la mercancía pedida
  • Características de la demanda: volatilidad, imprevisibilidad, etc. Se pueden distinguir, en particular, dos tipos de demanda: la demanda independiente, que hace referencia a las condiciones del mercado y depende de factores externos a la empresa, y por eso es poco previsible, y la demanda dependiente, que se refiere a empresas que construyen y ensamblan un producto acabado, es previsible y depende estrictamente del producto final
  • Recursos disponibles para dedicar a la gestión y organización de las reservas: capital humano y capital físico

Dadas estas variables, hay tres preguntas principales que necesitan una respuesta:

  1. ¿Cuánto pedir?
  2. ¿Cuándo pedir?
  3. ¿Cómo controlar la eficiencia del sistema?

Profundicemos este último aspecto.

Gestionar las reservas de manera eficiente y eficaz

Como hemos dicho, existen diferentes sistemas para gestionar las reservas, y ninguno puede considerarse el mejor a nivel general. La solución óptima es diferente para cada empresa. Sin embargo, existen algunos principios comunes que pueden implementarse indiferentemente del tipo de sistema utilizado y que garantizan una gestión eficaz de las existencias.

1. Definir la prioridad de los artículos en el almacén

Un método sencillo consiste en adoptar el sistema ABC y dividir los productos en tres categorías según su valor de uso (alto, intermedio y bajo). Generalmente este sistema se integra con la ley de Pareto, según la cual el 80% de las ventas proviene del 20% del total de los artículos. Los artículos de la categoría A serán aquellos que necesitarán mayor control. Esta clasificación permite mantener bajo control la disponibilidad de la mercancía más importante para la producción y gestionar de manera más eficiente los pedidos de reabastecimiento, evitando paradas de producción.

2. Actualizar siempre los datos del almacén

Cada vez que se ejecuta una acción dentro del almacén, es necesario registrarla, para mantener actualizado el total de las reservas. Sólo con una representación actualizada y veraz de la situación de las reservas será posible en cualquier momento adoptar decisiones de gestión eficientes.

3. Organizar el espacio de manera eficaz

Planificar la disposición de las estanterías, los compartimentos y las repisas para garantizar un ambiente adecuado donde sea posible encontrar y retirar los artículos en el menor tiempo posible, y también dinámico, para poder reorganizarlo según las exigencias futuras.

4. Adoptar un software de gestión

Con el software podrás automatizar y simplificar la gestión de los movimientos de almacén, mantener bajo control las operaciones y reducir los errores.

¿Y si existiera una solución para automatizar y simplificar la gestión de las reservas?

De esto se habla cada vez más: son los almacenes automáticos verticales con bandejas. Una solución sencilla, mucho más sencilla que los almacenes automáticos completos. Son máquinas automáticas que facilitan la gestión de todos los artículos en el almacén, incluidas las reservas. Tienen un desarrollo vertical, contienen un sistema para el desplazamiento automático de las bandejas y disponen de una interfaz de operador mediante la cual es posible gestionar las solicitudes de retiro y depósito con un solo clic. En la mayoría de los casos son perfectamente integrables con la red de la empresa y permiten monitorizar todas las acciones efectuadas por los operadores.

Gracias a esta solución, de presupuesto limitado (dependiendo del número de máquinas que se desee adoptar), siempre será posible conocer la situación de las reservas actualizada en tiempo real. Y eso no es todo: los almacenes automáticos verticales pueden gestionar automáticamente las reservas del almacén y señalar los artículos para los cuales es necesario emitir un pedido de reabastecimiento.

Estamos hablando de máquinas. Siempre es necesario realizar un estudio para encontrar la mejor solución para la empresa a partir de la solución actual, para decidir cuándo y cuánto pedir. Se mantienen vigentes los puntos examinados anteriormente (las variables y las decisiones a considerar) pero con una combinación correcta de inventory management y almacenes automáticos verticales se puede crear una solución óptima: limitando los errores (reduciéndolos casi a cero), ahorrando espacio y tiempo y garantizando la máxima seguridad de la mercancía y los operadores.

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